Как организовать более эффективные совещания по управлению работами в ТОиР

Тематика: Управление работами в ТОиР                                                    Автор: Кристер Идхаммар
              Длительность чтения: 3 минуты                                                        Редактура: Лидия Савельева

В разных странах мира большинство заводов и производителей проводят утренние совещания.

Меня как консультанта приглашали на многие совещания, и на основании своего опыта я пришел к выводу, что большинство из них не очень эффективны или содержательны для участников.

Во-первых, центром внимания таких совещаний зачастую становятся прошлые события.

К примеру, каждый отдел сообщает о том, что произошло в предыдущий день, а планам текущего дня уделяется очень мало времени.  Кроме того, еще меньше внимания отводится действиям, которые должны быть выполнены в последующие дни.

ХУДШИЙ СЦЕНАРИЙ.

Позвольте мне рассказать Вам немного о наименее эффективных совещаниях, на которых я присутствовал, посредством приведения типичного примера.  На таком совещании в помещении шумно, людям приходится стоять, так как сесть негде, и нет средств визуальной поддержки, таких как проектор, флипчарт или маркерная доска.

Кроме того, лидер совещания вообще не ведет его и часто говорит так тихо, что его невозможно услышать.  Участники получают последнюю версию производственного отчета, и каждый по очереди читает ту часть отчета, за которую он ответственен.

На этом этапе обычно можно заметить, что участники не слушают те разделы производственного отчета, которые непосредственно их не  касаются.  Кроме того, когда они отчитываются по своей части, другие также их не слушают.

При самом худшем развитии сценария рабочие по ТО с утра не приступают к работе, пока не состоится разговор с руководством.

Это часто приводит к задержкам в работе, потому что их руководители посещают утренние планерки в 8 утра, а бригада прибывает на работу в 7.

Из своего многолетнего опыта бригада знает, что в графики работы и задания на работу зачастую вносят изменения по результатам утренних планерок.

По этой причине они ждут, пока руководство не вернется с утреннего совещания около 8:30 утра, чтобы приступить к работе на день.

ОРГАНИЗАЦИЯ БОЛЕЕ ЭФФЕКТИВНЫХ СОВЕЩАНИЙ

Чтобы повысить эффективность утренних совещаний на Вашем предприятии, я предлагаю задать себе несколько основных вопросов:

• Зачем я посещаю это совещание?
• Посещаю ли я его, потому что такие встречи всегда проходят в нашей компании ежедневно в 8 часов утра?
• Присутствую ли я на таких встречах, поскольку это наиболее эффективный способ для нашей организации получить информацию о том, что произошло за прошедшую ночь?
• Какие ожидания у других участников встречи от меня, и что я ожидаю от них?
• Могу ли я каким-то образом улучшить коммуникацию на этих совещаниях?
• Например, могу ли я подготовить свою часть выступления, используя диаграммы и прочие визуальные средства представления информации и надеяться на то, что другие последуют моему примеру?
• Действительно ли необходимо проводить эти встречи каждый день или достаточно будет ограничить их проведение понедельником и пятницей?
• Нужно ли нам проводить эти встречи по утрам или мы можем перенести их на середину дня и таким образом сосредоточиться на мероприятиях следующего дня?

ХАРАКТЕРИСТИКИ ЭФФЕКТИВНОГО СОВЕЩАНИЯ

Для некоторых особо эффективных совещаний, на которых я присутствовал, характерно следующее:

• Лидер встречи ведет совещание, и его отчетливо слышно в любой точке переговорной.
• Совещание вовремя начинается и заканчивается.
• На совещаниях используются средства визуального представления информации, и только информация значимая для большинства присутствующих доводится до сведения.  На особо эффективных встречах все данные представлены в формате Power Point или другого программного обеспечения для показа презентаций, с проекцией на большом экране.
• Совещание посвящено коммуникации важной информации, описанию последних результатов и определению проблем, которые необходимо решить.
• На каждом совещании предусмотрен перерыв от трех до пяти минут на обучение/обсуждение.

"НЕТ" СОВЕЩАНИЯМ?

Лично я считаю, что совещания полезны, если они действительно продуктивны, и без сомнения, участники встреч должны приглашать к участию как минимум специалистов от производства и техобслуживания.

Если целью ваших собраний является распространение информации, Вы иногда можете прибегать к использованию корпоративного телевидения и локальных компьютерных сетей.

Благодаря этим возможностям Вы можете сократить количество совещаний.

Более подробная информация доступна в наших книгах по надежности и техническому обслуживанию.

В IDCON мы понимаем давление и стресс, с которым вы сталкиваетесь на пути построения надежного производства
Мы консультируем наших клиентов, проводим тренинги и обучаем лучшим практикам управления надежностью и техническим обслуживанием без отрыва от производства, находясь рядом с ними.

За почти 50 лет работы нашей компании мы сотрудничали с сотнями производственных предприятий по всему миру, чтобы помочь им снизить затраты и давление, вызванные ненадежным оборудованием. И мы с радостью сделали бы то же самое для вас.
Свяжитесь с нами сегодня, возможно мы сможем помочь именно вашему производству.