+7 910 553-00-98 Заказать звонок
г. Москва, пл. Журавлева, д. 10/1, оф. 139 russia@idcon.com Написать письмо

Как рассчитать бэклог и эффективно управлять своими ресурсами?

sankyu_plantengineers.jpeg

Тематика: Упраление работами ТОиР                                                                 Автор: Увэ Форсберг
Длительность чтения: 4 минуты                                                                 Редактура: Антон Воронин 

Вам трудно управлять ресурсами по техническому обслуживанию и надежности? Вы чувствуете, что не можете управлять своим бэклогом?

Практика управления бэклогом является основой управления техническим обслуживанием на предприятии. Ключевыми результатами управления бэклогом являются своевременное выполнение работы и управление долгосрочным спросом на ресурсы.

Что в данном контексте значит «своевременно"?

Быть своевременным значит быть проактивным и уметь избегать производственные потери, увеличение производственных затрат и возможные потери долей рынка. Основываясь на моем опыте, могу заявить, что многие предприятия испытывают трудность в управлении и определении величины своих бэклогов. Расчет бэклога и использование его для определения достаточности рабочего ресурса службы ТОиР для выполнения всей работы иногда может быть трудной задачей. 

Снимок экрана 2021-03-31 в 11.32.29.png

Как рассчитать те пресловутые человеконедели (или недели бэклога)?

Пример: у вас в бригаде есть 10 технических спецов, а у них есть обычная рабочая неделя в 40 рабочих часов.

10 технарей x 40 часов/неделю = 400 часов в неделю = 1 рабочая неделя бригады

Лучшая практика для промышленных компаний - иметь всего 4-6 бригадонедель для ежедневной и недельной работы (мы сейчас не про останов или капремонт). Если бэклог составляет 6 недель, и если дополнительные заказы на работу в бэклог не добавляются, то бригаде потребуется 6 недель, чтобы выполнить все заказы на работу в обычное рабочее время.

Некоторые отрасли, такие как фармацевтика и пищевая промышленность, могут придерживаться лучшей практики иметь бэклоги на 2-4 недели.

СОВЕТ: Ваш бэклог текущей работы (ежедневная и недельная) должен отслеживаться и управляться отдельно от бэклога по останову.

В случае с остановами проблема немного иная... Тут мы спрашиваем себя «Можем ли мы надежно работать до следующего останова?»

Я недавно посетил завод, в котором наблюдалась растущая тенденция поломок оборудования. Просмотрев данные, мы обнаружили, что ежемесячный бюджетный целевой показатель ограничивал команду технического обслуживания, сокращая некоторые работы, которые были необходимы для выполнения ежемесячного останова. Мы рассчитали и сравнили время простоя и имеющиеся ресурсы и обнаружили, что потребуется более года, прежде чем некоторые работы будут завершены во время ежемесячного останова. Это вообще никак не поддерживало цели в области надежности на заводе.

Калибровка бэклога

Представьте себе бэклог в виде нескольких баков, которые имеют входные и выходные отверстия. Если вы добавили такое же количество литров, какое и убрали, то вы сбалансировали уровень или объем в баке. Тот же принцип применяется и в управлении бэклогом.

Пример:

  1. У вас есть 1200 часов в заказах на работу, утвержденных для планирования или уже в статусе выполнения планирования (то есть планировщик уже взял их в обработку). То есть это вся та работа, которую вам нужно будет выполнить. Исходя из того, что одна бригадонеделя составляет 400 часов, получается, что объем вашего бэклога равен 3м неделям.
  2. Добавьте еще 1200 часов в заказах на работу, которые были спланированы и готовы к занесению в график, что будет равно еще 3м бригадонеделям.

Снимок экрана 2021-03-31 в 11.30.58.png

WR = Work Request = Заявки на работу

PM = Preventive Maintenance Task = Задачи по превентивному ТО

Общий объем бэклога составит 6 недель (или 6 бригадонедель). Бэклога заявок на работу быть не должно. В приведенном выше примере в бэклоге находятся 400 часов или заказов на работу вместе с задачами по превентивному ТО. В то же время 400 часов работы выполняется каждую неделю, поэтому бэклог находится в сбалансированном состоянии и в пределах целевого показателя в 4-6 недель.

Управление бэклогом является одним из самых фундаментальных принципов управления функцией технического обслуживания.

Сколько часов в вашем бэклоге?

Оценка времени

Одной из сложных частей управления процессом скрининга (т.е. проверки) является утверждение, приоритизация и оценки времени заказа на работу. Заявка на работу становится действительным заказом на работу только после того, как он был правильно проверен.

Клиент из химической промышленности спросил меня: «Зачем нужно давать временную оценку сроков выполнения заказа на этапе создания заявок и скрининга? Разве это не делается на этапе планирования?»

Чтобы ответить на вопрос, я привел пример, который произошел на другом заводе: «У завода был бэклог в 25 000 часов, ожидающих планирования или в этапе планирования. Клиент не знал размера бэклога, он видел в системе только 920 заказов на работу и особо по этому поводу не волновался». Бэклог показал, что многие важные заказы на корректирующие работы были отложены и привели к увеличению времени простоя на производстве.

Пример. Если ваш технический персонал по предупредительному ТО создает заказ на выполнение работ по замене подшипника главного привода на двигателе на основе периода развития отказа (или PF-кривой), вы не можете ждать 12 месяцев, чтобы заменить его — он, скорее всего, выйдет из строя, прежде чем этот заказ появится в графике. 

Еще одним фактором такой ситуации было то, что многие заказы на работу имели высокий приоритет, поэтому персонал клиента не мог определить, какую работу необходимо было сделать в первую очередь.

Нет никаких явных недостатков в управлении невыполненной работой, однако вот ключевыми показателями эффективности и измерениями всегда можно манипулировать.

Самые большие преимущества хорошей практики управления бэклогом:

  • Гарантия того, что отдел технического обслуживания имеет достаточно ресурсов в долгосрочной перспективе
  • Отслеживает старение заказов на работу
  • Балансирует ресурсы между цехами, структурными единицами и персоналом
  • Обеспечивает отслеживание всех заказов на работу, где ни один не будет упущен из вида.

Почему наблюдается сопротивление к определению бэклогов?

  • Первоначальная оценка может быть некорректной, но вам все равно лучше выполнить хоть какую-то оценку бэклога, чем просто иметь список заказов на работу.
  • Бездумное накидывание рабочих часов сделает ваш бэклог очень весомым.

Заявление одного руководителя «Наш список невыполненных работ отсортирован по приоритетам, поэтому мы знаем, что для нас важно, и мы выполним такие работы в первую очередь, у нас нет необходимости измерять бэклог! »

Если бэклог большой, а значит у вас не хватит ресурсов, чтобы своевременно выполнить работу, то большинство заказов на работу поменяют свой приоритет на более высокий из-за времени нахождения в бэклоге. Это то, что мы в IDCON называем «циклом отчаяния». Получается, что у вас нет времени на проактивную работу, такую как предотвращение и мониторинг состояния, поэтому сбои и поломки оборудования продолжают расти, а многие заказы на работу становятся высоко приоритетными и чрезвычайными ситуациями в последствии.

«Я оценил свой бэклог, и он оказался слишком большим... Что мне сделать, чтобы это исправить?»

У вас есть четыре варианта уменьшить размер бэклога:

  1. Вы можете перемещать ресурсы между цехами или структурными единицами
  2. Вы можете начать работать сверхурочно
  3. Вы можете нанять подрядчиков
  4. Если наблюдается длительная тенденция увеличения бэклога по крайней мере в течение 6 месяцев, вы можете нанять больше рабочих.

Если бэклог будет слишком большой, то работа будет отложена, а надежность из-за этого пострадает. Еще одним признаком чрезмерной величины бэклога является умышленная работа в обход компьютерной системы управления работами по ТО (особенно часто это делается представителями производства). Причиной этому служит выполнение малого количества работ вовремя.

«Я оценил свой бэклог, и он оказался слишком мелким… Что мне сделать, чтобы это исправить?»

Если бэклог слишком мал, весьма вероятно, что ваша команда слишком велика. Хотя, я такое видел совсем не часто.

Увэ Форсберг является вице-президентом IDCON INC. Увэ имеет более чем 25-летний опыт работы в области управления надежностью и техническим обслуживанием. На своей предыдущей должности менеджера по техническому обслуживанию в Novosymes (Новозаймс) он получил награду North American Maintenance Excellence (NAME) Award по итогам визита на завод президента Джорджа Буша мл.

Снимок экрана 2021-03-31 в 11.32.57.png

Поговорите с одним из наших экспертов.

Если вам нужна помощь для улучшения практик управления бэклогом, позвоните нам по телефону +7 910 553 00 98 или напишите нам russia@idcon.com


Возврат к списку