+7 910 553-00-98 Заказать звонок
г. Москва, пл. Журавлева, д. 10/1, оф. 139 russia@idcon.com Написать письмо

Управление складом и тмц в поддежку надежности


Снимок экрана 2020-05-17 в 23.05.26.png
Тематика: Управление складом и тмц                                            Автор: Анхель Кустодио
Длительность чтения: 15 минут                                                 Редактура: Антон Воронин
 

От редактора

В моей профессиональной практике мне удалось поработать со складами и до, и во время работы в IDCON во множестве компаний различных типов. Это были и производства, и их торговые представительства. Цели проектов были различные - от организация складского пространства до формирования политики управление поставщиками за счет складской аналитики. Так как для читателя самое важное - ценность полученной информации, мы должны определиться с терминологией, которая будет применяться в статье «на берегу», так как у каждого клиента своя терминология, это факт. Итак, термины и пояснения к ним, использующиеся в данной статье:

ТМЦ (товарно материальная ценность) - несмотря на то, что данный термин используется по большей части в бухгалтерии, я обычно применяю именного его. ISA стандарт определяет ТМЦ как активы, которые существуют в форме материалов или запасов, которые будут потреблены в процессе производства или оказания услуг. В нашем контексте это все, что есть или может быть помещено на склад для учета, хранения, замены и\или дальнейшего использования (подшипник, масло, редуктор и т.п.) в процессе производства. Запчасти и материалы будут рассматриваться, как составляющая ТМЦ. В принципе в данном контексте ТМЦ можно понимать как МТР.

CMMS (computerized maintenance management system) - компьютерная система управления ТО

PM (Preventive Maintenance) - все возможные действия в рамках превентивного (или профилактического) ТО

Программы управления надежностью и ТО, как правило, редко распространяются на склады и ТМЦ. Однако, последние имеют достаточно высокие предпосылки для оптимизации.

Что есть лучшие практики для склада и тмц? Что для этого нужно? Что нужно поменять, чтобы прийти к лучшим практикам?

Для ответа на эти вопросы нам нужно будет рассмотреть несколько элементов:

  1. Основные данные
  2. Организация склада
  3. Эксплуатация склада
  4. Контроль запасов
  5. Программа качества
  6. Программа PM (профилактического ТО)
  7. Отчеты, KPI и анализ данных
  8. Оптимизация запасов

ТМЦ могут быть определены как дубликаты или взаимозаменяемые детали, используемые для ремонта или замены вышедших из строя или изношенных деталей. Кроме того, мы можем сказать, что функция тмц заключается в том, чтобы находиться на своем складском месте и быть легко доступными, когда необходимо.

В первую очередь поговорим о данных. Master Data (основные данные) — мы должны понять, какая информация доступна. Они включают в себя:

1) Содержательное описание

Мы рекомендуем придерживаться следующих правил в рамках составления наименований тмц: существительное, модификатор 1, модификатор 2... Ограничения обычно представляют собой размер поля CMMS, в котором содержится описание.

На одном из последних проектов я работал с CMMS клиента, где в поле наименования запчастей можно было ввести до 255 символов! Это было нечто. Мы смогли заполнить описание значимой и полной информацией, уместили все, что хотели.

Целью любого описания тмц является возможность идентифицировать необходимую тмц в системе или отчете, БЕЗ необходимости переходить на дополнительные экраны.

2) Наименование производителя и номер тмц производителя

Лучшая практика заключается в том, чтобы иметь правильную, корректную информацию. Эти два поля чрезвычайно важны при пополнении запасов на основе фактических уровней запасов. Какую же тогда информацию считать верной? Это такая информация, которая позволяет вам приобрести тмц на открытом рынке без особых проблем или дополнительных поисков вспомогательной информации. Эта информация обычно проставлена на тмц или обозначается на коробке или оригинальной упаковке.

Информация о "ТМЦ" и о "производителе оборудования" - не одно и то же. Необходимо помнить, что иногда изготовитель оборудования помещает идентификационный номер тмц в труднодоступных для взгляда местах, руководствах или списках запчастей. В таком случае достаточно просто ошибиться при закупке, что повлечет дополнительные ненужные расходы. Нужно отметить, что иногда производители оборудования модифицируют типичные детали (основание, крепежные элементы и т.д.). Такое случается, но не очень часто.

3) Спецификация

Это технические характеристики, которые включают в себя допуски, материалы, твердость, длину и т.д. Спецификации особенно важны в регулируемых отраслях, где преобладает принцип использования "заменяемых" тмц. Это ключевой элемент для программы качества тмц, мы поговорим об этом более подробно позже.

4) Первичный поставщик и номер детали поставщика

Обычно это тот, у кого мы покупаем тмц. Спецификации деталей необходимы особенно в случае обсуждения закупки в отношении выбранного поставщика. Если поставщик может предоставить деталь с теми же характеристиками по более низкой цене, то давайте купим ее у него?

Организация склада

Складское помещение должно быть организовано таким образом, чтобы каждый мог найти любую тмц. Это включает в себя две основные области:физическое местоположение и средство поиска тмц.

Физическая организация

Это физическое местоположение объекта. ТМЦ может находиться в одном или нескольких местах. Оптимальная практика в отношении расположения запчастей заключается в том, чтобы суметь ее отыскать наиболее четким и быстрым способом. Пример: Отсек\стойка\шкаф# — ящик\секция# — ряд# — коробка. Это можно организовать при загрузке или обслуживании ящика\секции. Всегда начинайте с левой стороны и добавляйте ряды и коробки по мере добавления деталей.

Всегда оставляйте про запас пару рядов на случай перезаказа тмц в любой момент. Если вы случайно получаете дополнительную деталь или несколько, но не можете разместить их в запланированном месте (например, в месте предварительного хранения для останова), вы можете поместить ее в другое место, специально отведенное для таких случаев. Назвать такое место можно «переполнение».

У большинства CMMS есть функционал учета нескольких местоположений.

Снимок экрана 2020-05-17 в 23.06.12.pngРяд# — стойка# — полка — позиция

Положение на полке можно организовать при помощи пластиковых контейнеров или коробок. Это позволит определить уникальную позицию и место расположения для детали на полке. Кроме того, при необходимости можно использовать одно местоположение для нескольких тмц.

Снимок экрана 2020-05-17 в 23.06.43.png

Другой способ сделать место расположения уникальным - цветовая маркировка.

Снимок экрана 2020-05-17 в 23.06.54.png

Что и где размещать?

Найти тмц на складе всегда было той еще задачей. Мы часто задаем себе такие вопросы: «Этот подшипник... поместить его вместе с другими подшипниками или же положить его в место хранения конкретного оборудования, на котором он используется?»

Нет конкретных ответов, но есть рекомендации, которые помогут вам принять решение. Большинство систем управления складом и тмц могут иметь функцию учета нескольких местоположений.

Это означает, например, что вы можете иметь 10 подшипников в местоположении XX и 5 таких же подшипников в местоположении YY. Этот функционал надежен, однако, есть несколько вещей, о которых нужно помнить:

  1. Каждый должен знать о применении такой системы. Иногда бывает, что механик, не найдя подшипник на позиции YY, не знает, что он есть еще в другом месте, и начинается паника.
  2. Должен быть установлен четкий инвентарный контроль (IRA, min/max уровни)
  3. Нужно периодически проверять систему перезаказа, чтобы убедиться в том, что она учитывает оба местоположения

Варианты расположения некоторых тмц:

Все вместе

Размещение вместе всех подшипников, предохранителей, электрических деталей, механических уплотнений и т.д.

Некоторые преимущества:

  1. Поиск похожих деталей (например взаимозаменяемых или схожих) при добавлении новой детали в систему.
  2. Контроль уровней запасов.
  3. Стоимость склада может быть оптимизирована.


Некоторые недостатки

  1. Список запасных частей оборудования или спецификации (BOM) должны быть точными и правдивыми.
  2. Уровни запасов должны контролироваться относительно всего парка оборудования

Запасные части, хранящиеся по признаку оборудования

Вместе хранятся компрессорные запчасти, насосы, обмотки и т.д.

Некоторые преимущества:

  1. Незначительная потребность в точном списке запасных частей для оборудования
  2. Легко найти, так как все находится на одной стойке, ящике и т.д.


Некоторые недостатки:

  1. Высокая возможность дублирования тмц на местах
  2. Увеличивается стоимость остатков
  3. Если тмц не на складе, трудно найти замену.

Поиск ТМЦ

Как уже упоминалось ранее, легкость поиска тмц в любом инвентарном запасе зависит от различных факторов, таких как:

  1. Где и как она хранится (см. пункт #2 выше)?
  2. Получалось ли ранее находить эту тмц?
  3. Знаю ли я, как найти тмц в CMMS?
  4. Знаю ли я, как организован склад?


А вот "тру стори", в которой я участвовал. По своей природе люди устойчивы к изменениям, то есть не хотят меняться. Когда настают перемены в месте хранения тмц, то обычно на предприятии происходит восстание! «Если я нахожу эту звездочку последние 15 лет в этом месте, зачем его менять?» Это то, что я обычно слышу на предприятиях. Дело было в том, что завод закупил два вертикальных хранилища, чтобы обеспечить больше пространства с целью расширения производственных цехов. Расширение затронуло и склад в том числе в результате чего было принято логичное решение использовать вертикальные блоки хранения! Да, действительно, с точки зрения логики и анализа руководство приняло верное решение.

Что произошло после покупки и установки?

Эффективность рабочих упала, а время незапланированных простоев оборудования увеличилось. Почему? Рабочие не могли найти тмц, особенно во время 2-й, 3-й смены, когда складского персонала не было на месте. До установки складов вертикального хранения применялись обычные горизонтальные полки открытого типа. Метод организации хранения - по типу оборудования, однако не существовало никакого формального списка запчастей. Когда кто-то хотел отыскать тмц, то по памяти, стоя перед стойками, более или менее рабочие понимали, где она находится. Затем нужно было снимать и открывать коробки, искать нужное.

Интересная вещь в том, что у них получалось искать детали очень быстро.

Когда тмц были перемещены в вертикальное хранилище, была создана перекрестная ссылка на местоположение (старое местоположение было привязано к новому местоположению). Однако, чтобы быть более эффективным в хранении, они перешли к методу категорийного хранения (например, все подшипники хранятся вместе вне зависимости от типа оборудования).

Помимо того, что тмц были перемещены и хранились теперь по новому, они еще и организовали их по-другому!! Как я уже говорил, это был хаос.

Через несколько недель были налажены процессы, и люди прошли обучение. Завод приступил к построению списка запасных частей по оборудованию и стали доступны чертежи и доп. материалы (печатные и электронные). Вокруг завода были размещены плакаты на тему «Как искать детали», а также напечатаны и заламинированы «чит-листы» в виде карманных карточек для рабочих.

Эксплуатация склада


Мы определили, какую информацию мы должны хранить (основные данные) и поддерживать. Мы перешли непосредственно к тому, как организовать хранение тмц на складе.

Так что же дальше?

А теперь самое время разобраться с тем, какие основные операции (действия) происходят внутри складов.

Основные операции (пока говорим только об основных):

  1. Выдача тмц
  2. Получение тмц
  3. Возврат тмц

Давайте рассмотрим, "какими должны быть" эти процессы.

  1. Выдача тмц (отправка)

Этот процесс характеризует то, как ТО или другие подразделения "оценивают" складские помещения. Эту оценку можно получить, если ответить самому себе на вопрос: «Доступна ли тмц, когда она мне нужна?» Выпуск тмц напрямую со склада должен производиться только в случае аварийных работ или работ вне графика. Наилучшей практикой является процесс комплектования тмц (будет описано в другой статье), при котором тмц определяются и резервируются заранее.

У вас могут быть самые красивые и модные склады, однако, если процесс получения тмц выглядит как "путешествие по предприятию", то склад неэффективен. Процесс выдачи или отправки тмц зависит от следующего:

  • Размер склада
  • Организация склада
  • Точность списка запчастей оборудования или спецификации (BOM)
  • Поисковые возможности и настройки CMMS
  • Знания персонала

Лучшая практика в данном случае - иметь грамотно организованный склад, иметь возможность поиска тмц в online каталоге или CMMS, и чтобы была возможность все это выполнить за 4-8 минут для мелких тмц и за 20-30 минут для крупных.

2. Получение (приемка) тмц

Приемка тмц на склад — это не только сверка полученного количества с заказанным. Лучшая практика приемки тмц должна включать:

  1. Визуальный осмотр состояния тмц на наличие повреждений (состояние коробки, упаковка деталей, их целостность)
  2. Сравнение информации в заказе на поставку с информацией по номеру каталога
  3. Проверка маркировки производителя, серийного номера и сверка с информацией в master data.
  4. Проверка корректности местоположения тмц. 
Примеры:
  • Большие и тяжелые тмц размещены на нижних полках
  • Электронные платы хранятся в электростатических упаковках, в сухой зоне, свободной от воздушной пыли.
  • Подшипники хранятся должным образом (в горизонтальном положении, без допуска вибрации и пр)
Лучшая практика приемки ТМЦ заключает в себе тщательную и качественную инспекцию и проверку спецификации тмц, проверка сертификации поставщиков, если необходимо и пр. Отдельное внимание нужно уделить проверке необходимости включения тмц в программу профилактического ТО.

3. Возврат тмц (после выдачи)

Этот процесс должен быть четко определен Мне доводилось быть на таких предприятиях, где склады управляются закупками, и согласно внутренней политике тмц на склад вернуть было невозможно.

Обычно я это называю привычкой рабочих проверять, подойдет ли эта тмц или нет на месте проведения работ.

Тмц выдаются со склада вообще без какой либо оценки или проверки на корректность, пригодность и применимость. Такое поведение нужно исправлять на всех уровнях организации - от рабочих до супервайзеров.

Лучшая практика - наличие возвратного процесса тмц с наименьшим количеством транзакций. Это позволит сократить ваши ежегодные затраты на тмц и склады в целом, а также улучшит cash flow компании.

Прежде чем мы продолжим, считаю важным отметить, что абсолютно все производства нуждаются в складах, которые обеспечат необходимые тмц нужного качества с низкой вероятностью преждевременного отказа с учетом минимальных издержек.

Следующим шагом является контроль и управление тмц.

На большинстве предприятий под контролем и управлением тмц обычно понимается выполнение контроля доступа на склад за счет применения обычного замка, цепи или картридера. И да, обеспечение контроля доступа в складское помещение является важным аспектом, но не более, чем остальные.

Эффективное управление и контроль за складом и тмц состоит в том, чтобы гарантировать, что идентифицируемая, как имеющаяся в наличие в складском помещении тмц, является:

  • Доступной
  • Определяемой должным образом
  • Находящейся в определенном месте хранения
  • Находящейся в хорошем состоянии (не используется и не повреждена)
  • Содержимой в чистоте, без пыли
  • Хранимой в надлежащей среде
  • Не дефектной, качественной и исправной
  • Соответствующей всем спецификациям

Кроме того функция управления складом и тмц распространяется также и на контроль уровня запасов (min\max, точка перезаказа, заявки). Эти вопросы мы также обсудим позже.

Физическая безопасность складских помещений

Предоставление доступа к складу и тмц необходимо также контролировать. Если у вас есть управляющие складом, они должны решить, кому предоставлять доступ.

Как правило, специалисты по планированию технического обслуживания, мастера и графиковщики должны иметь полный доступ к складу. Доступ рабочим на склад должен быть предоставлен управляющими по мере необходимости.

Для всех случаев не авторизованных запросов необходимо прописать процесс, который будет определять действия и регулировать передвижение тмц. Решение может быть достаточно простым: сопровождение охраной, супервайзером или руководителем группы с письменным или цифровым фиксированием того, что именно покидает пределы складского помещения.

Или может быть применен контроль доступа с помощью карт и сканера штрих-кода. Оба варианта должны регулироваться достаточно детальным документированным процессом, люди должны пройти обучение, а также БОЛЬШИЕ плакаты, таблички и другой информационный материал должен быть размещен в поле зрения работников предприятия.

Ключом к успеху является обучение и ДИСЦИПЛИНА.

В некоторых местах служба управления складом и тмц может организовывать склады «свободной выдачи», где можно в свободном доступе взять гайки, болты, ветошь и прочее. Эти области должны быть отделены от основных складов.

Я видел складские помещения, где точность учета складских запасов (IRA) достигала 98,5% с учетом того, что на складе насчитывалось 15 000 позиций.

Как это было достигнуто?

Процесс был задокументирован, были обучены ведущие операторы и представители службы ТО, по всему складу были размещены таблички и плакаты, напоминающие о процессе перемещения тмц, и были установлены две камеры.

Точность записей инвентаризации (IRA)

Inventory Record Accuracy или так называемая циклическая инвентаризационная проверка, иногда ее называют "рандомной проверкой». Термин «cycle count», циклическая проверка, относится к процедуре бухгалтерского учета.

Эта процедура позволяет удостовериться, что количество тмц, указанных в СММS, равно количеству на складе. IDCON INC также использует IRA. Наш метод предполагает подход (к данной процедуре бухгалтерского учета) с точки зрения надежности. При работе с IRA мы ожидаем отследить:

  • Точность количества
  • Корректность места нахождения
  • Маркировка места нахождения
  • Маркировка тмц
  • Состояние тмц
    • Достоверность и полнота данных (учтены и указаны все компоненты)
    • Указание о типе состояния: новая или восстановленная
    • Физическое состояние

Запись может считаться точной, если все условия выполнены.

Метод IRA дает уверенность в том, что при поиске тмц в CMMS указанное количество тмц является правильным, а также, что все элементы идентифицированы, находятся в конкретном месте и готовы к использованию, а самое главное, что тмц доступна. Иными словами, сюрпризов нет.

Что, как и когда считать?

Внутренние процедуры компании фокусируются на самых высоких ценовых позициях и подсчитывают их. Это касается тех тмц, которые представляют 80% от общей стоимости запасов. Как правило, дорогостоящие тмц хорошо известны, и когда они используются, все это знают. Другими словами, пересчет этих тмц будет равен 100% или будет близок к этому значению.

IDCON рекомендует распределить тмц на категории, используя их текущую характеристику использования. ТМЦ могут быть:

Быстро оборачиваемые (FIFO = first in first out) — тмц, которые оборачивались в течение последних 6 месяцев (<6 мес). Обычно эти тмц имеют низкую цену закупки и используются почти везде на предприятии. Обычно они составляют 10% от общего количества тмц. IDCON рекомендует пересчитывать их на 100% 3 раза в год.

Медленно оборачиваемые— детали, которые оборачивались на складе последний раз в период от 6 мес до 2 лет (>6 мес и <2лет). Например, это могут быть подшипники, уплотнения и пр., которые обычно являются элементами, относительно которых применяется процедура ППР, или мониторинг. 100% два раза в год.

Очень медленные оборачиваемы или неподвижные (FISH = first in still here) — тмц, которые никогда не использовались или не выписывались со склада в течение последних 2 лет: Это, как правило, дорогостоящее оборудование, такое как трансмиссии, большие и мощные двигатели, нагнетатели, осушительные колеса и т.д. Они могут быть недавно добавлены для нового оборудования на заводе. Пересчет 100% один раз в год.

Временные рамки пересчета каждой категории могут быть откалиброваны в соответствии с требованиями каждого предприятия. Электронная таблица с использованием некоторых макросов может помочь вам отслеживать количество подсчетов.

Обратите внимание, что медленно и/или очень медленно оборачиваемая на складе тмц может стать быстро оборачиваемой за счет всего одной транзакции. Этот метод зачастую позволяет понимать о том, что и как часто используется и не упускает из виду другие единицы.

Мы надеемся, что данная статья будет вам полезна и вы уже задумались о возможных нововведений на ваших складах.

Примените это на практике - получите результаты. Но если вам нужна помощь в повышении эффективности управления складом и тмц, напишите нам на russia@idcon.com или закажите тренинг или консалтинг по управлению складом и тмц для своего предприятия.

Снимок экрана 2020-06-24 в 12.20.59.png



Возврат к списку